Implementatie clubcards LCS

  • Het implementatietraject van de clubcard gebeurt in twee fasen:
  • De eerste uitgave
  • Onderhoudsfase

Fase 1; De eerste uitgave

1A/1B. Je wilt beginnen met betaalpassen? Allereerst moet je hiervoor een keuze maken qua techniek. Je kan kiezen voor een standaard LCS pas, of je kan kiezen voor 1 van onze gepersonaliseerde passen.

Type 1; standaardpas LCS

  • Pasnummer
  • CVC code
  • QR code

De standaard LCS pas ken je wellicht wel. Deze pas hebben de meesten ontvangen toen onze kassa werd geplaatst. Deze pas wordt door LCS ingeladen en geactiveerd. De combinatie van de CVC code met het pasnummer maakt dat wanneer een lid de pas krijgt/koopt, hij/zij naar www.mijnkniponline.nl gaat en kiest voor “registreren”. Hierna komt het lid in een veld waar hij/zij al zijn/haar gegevens kan invullen. Het lid kan je nu in de beheeromgeving terug vinden onder de tabbladen passen en rekeningen. 

Type 2: CVC code pas

  • Eigen uitstraling
  • Pasnummer
  • CVC code
  • QR code (optioneel)

De CVC code pas heeft naast een pasnummer en vanzelfsprekend een CVC code, ook eventueel een QR-code. Het verschil met onze standaard LCS pas is dat deze geheel naar eigen wens ontworpen kan worden. Om deze pas te personaliseren hebben wij het volgende van jullie nodig:

- Logo vereniging
- Logo eventuele sponsoren
- Clubkleuren
- Eventueel ander beeldmateriaal 

Deze pas kies je als je bijvoorbeeld een X aantal passen wilt bestellen en nog niet precies weet aan wie je deze passen wilt verstrekken. De combinatie van de CVC code en het pasnummer zorgen ervoor dat het lid zich, net als bij de standaards LCS pas, zelf registreren. Op deze manier hoef je als vereniging geen gegevens van leden bij ons aan te leveren. Het enige wat wij nodig hebben van je is het aantal te bestellen passen. 

Type 3; Volledig gepersonaliseerde clubcard

  • Pasnummer
  • Naam
  • Overige persoonlijke gegevens (denk aan geboortedatum e.d.)
  • QR code
  • Eventuele andere gegevens

Voor pastype 3 kan je kiezen wanneer je alle leden van de vereniging een pas wilt aanbieden. Op deze pas kan alle informatie van leden komen te staan die jullie als vereniging willen zien. Denk hierbij aan een Geboortedatum, teamnaam, lidnummer e.d.. Wanneer je voor pastype 3 kiest hebben wij een excel bestand nodig met alle gegevens die jullie op de pas willen hebben. Daarnaast hebben wij ook de e-mailadressen nodig van al deze toekomstige pasgebruikers. Vraag ons om dit standaard document zodat je zeker weet dat je op de juiste manier de gegevens bij ons aanlevert. Voor hockeyverenigingen hebben wij een koppeling met Ledenadministratieprogramma LISA, indien jullie hier gebruik van zouden willen maken, vraag ons hiernaar. Wanneer er wordt betaald met deze gepersonaliseerde pas bij de vereniging, zullen de gegevens van deze persoon ook op de kassa verschijnen.

Ook voor deze pas hebben wij het volgende van jullie nodig om een ontwerp te laten maken:

- Logo vereniging
- Logo eventuele sponsoren
- Clubkleuren
- Eventueel ander beeldmateriaal

De QR code;

De QR-Code kan naar jouw wens wel of niet op de pas worden gedrukt. De QR-Code ziet er zo uit:

Scan bovenstaande QR-code met een QR-code reader om te zien hoe het werkt!

Het grote voordeel van de QR-code is dat deze met een SmartPhone kan worden uitgelezen waarna direct het saldo van de clubcard op het telefoonscherm wordt weergegeven.

1C. Distributie

De distributie van de passen kan op verschillende manieren. De passen kunnen op een brief worden geplakt en naar de leden thuis worden gestuurd. Maar de passen kunnen ook naar de contactpersoon binnen de vereniging worden gestuurd waarna de vereniging de distributie verder oppakt. 

Nadat de distributie van de passen is verzorgd stuurt LCS, indien gewenst, de eerste keer een e-mail naar de gebruikers met hun inloggegevens. Vervolgens zal aan de vereniging worden uitgelegd hoe zij dit de volgende keer zelf kunnen verzorgen. Deze e-mail kan gepersonaliseerd worden.

Nadat de distributie van de passen is verzorgd stuurt LCS, bij pastype 3, een e-mail naar de gebruikers met hun inloggegevens. Deze e-mail kan gepersonaliseerd worden.

Leden informeren omtrent clubcards;

Om van het pasgebruik een succes te maken is het van belang dat de gebruikers goed geïnformeerd worden. Er zijn meerdere manieren om dit te doen:

  • Een brief bij de clubcards wanneer ze worden verzonden;
  • Een bericht op de website over de clubcards. Hier kan je ook onze FAQ plaatsen;

Uiteraard zit er een verschil in kosten tussen het versturen van de clubcards naar de leden thuis en in 1 batch naar de contactpersoon binnen de vereniging.

1D. Ontwerp en data

Nadat je een keuze hebt gemaakt over het type pas dat je wilt gaan gebruiken, zal er een ontwerp worden gemaakt. Wanneer dit ontwerp wordt goedgekeurd, gaan het ontwerp en de gegevens die op de pas moeten naar de drukker. De drukker stuurt ongeveer na 1 week een foto van de eerste pas. Deze foto wordt naar de contactpersoon binnen de vereniging doorgezet zodat hij/zij hierop akkoord kan geven. Wanneer er akkoord is gegeven, wordt de hele bestelling gedrukt.

1E. Opwaardeerovereenkomst

Het geld dat de pasgebruiker via iDEAL op zijn/ haar pas zet wordt via Adyen één keer per maand naar de rekening van de vereniging overgemaakt (tegen een vergoeding kan worden ingesteld dat dit wekelijks gebeurt). Om dit mogelijk te maken hebben wij een getekende opwaardeerovereenkomst nodig. In deze opwaardeerovereenkomst staan onder andere de kosten voor online opwaarderen en de manieren waarop er online opgewaardeerd kan worden. Deze opwaardeerovereenkomst is meegestuurd in de KNIP module implementatiemail. Indien je deze overeenkomst niet hebt gehad, vraag hier naar bij één van onze collega's.

Fase 2; De onderhoudsfase

Het is van belang dat er op de vereniging één contactpersoon is voor de Clubcard. Hij/zij zal zich over de volgende punten moeten buigen:

  1. Clubcards aanvragen voor nieuwe leden en voor niet-leden bijvoorbeeld ouders;
  2. Clubcards voor leden die hem kwijtraken;
  3. Vragen van leden afhandelen en gewenste veranderingen invoeren in de backoffice.

Stimuleren clubcards gebruik;

Om het gebruik van de Clubcard te stimuleren is allereerst goede communicatie van groot belang. Naast een goede communicatie zijn er voordelen aan de pas te hangen.

Zo kan er ingesteld worden dat de pasgebruikers bijvoorbeeld 5% korting krijgen wanneer er consumpties worden afgerekend met de Clubcard. Wat ook een mogelijkheid is, is dat er een bonus hangt aan het online opwaarderen. Stel er wordt €20,- opgewaardeerd, dan ontvangt de gebruiker bijvoorbeeld 10% extra bestedingstegoed, dus €22,- aan credits op zijn pas.

Vrijwilligers;

Voor vrijwilligers zijn er twee mogelijkheden:

- Mogelijkheid 1: De gewone clubcard

Incidenteel een bedrag weggeven, bijvoorbeeld 1 keer per jaar €100,-

  • Geef gebruikers tegoed op hun clubcard;
  • Handmatig bijboeken via de beheeromgeving;
  • Dit wordt bij het afrekenen gezien als omzet;
  • Dus de ‘opwaardering’ > mutaties rekeningen >handmatig bij; dient boekhoudkundig (weg) geboekt te worden.

- Mogelijkheid 2: De no-sale pas

Structureel:

  • Werk met no-sale passen;
  • Persoonlijk ‘budget’;
  • Budgetteren d.m.v. limiet;
  • In de hoofdrapportage zie je direct hoeveel er uitgegeven is per commissie;
  • Geef deze passen een limiet zodat je in de uitstaande tegoedenrapportage duidelijk ziet wat ‘vooruitbetaald tegoed’ is en wat ‘weggegeven tegoed’ is.