De overzichtsrapportage

Voor de meeste klanten zijn een aantal dingen heel erg belangrijk: hoe veel heb ik omgezet, hoeveel contant geld heb ik in kas en hoe veel is er weggegeven. Deze gegevens waren uiteraard terug te vinden in de beheeromgeving maar moesten in verschillende rapportages terug gezocht worden. Om dit op te lossen hebben we als eerste pagina in de rapportage een overzichtsrapportage toegevoegd. Hierin zie je:

  • De omzet, uitgesplitst naar betaalwijze
  • De no-sale boekingen per no-sale (rekening) post
  • De (details van de) saldo's van de diverse betaalwijze, zoals contant, PIN en rekeningen.

Rapportage_overzicht.JPG

Omzet munten: Wanneer een product op de kassaterminal wordt aangeslagen en vervolgens wordt in de “Betaal” pop-up voor “Munten” gekozen, dan wordt de omzet op de post “Omzet munten” geboekt. De omzet wordt berekend door de waarde van een product in munten te vermenigvuldigen met de waarde van een munt in credits. Dus bijvoorbeeld: een product heeft een waarde in munten van 2, en een munt is 1,5 waard, dan wordt de omzet als dat product een keer verkocht wordt 2 * 1,5 = 3. Zie ook de post “Munten overwaarde / onderwaarde”.

Omzet betaalpas: Wanneer een product op de kassaterminal wordt aangeslagen en vervolgens wordt er in de “Betaal” pop-up voor “Betaalpas” gekozen (de naam van deze knop is afhankelijk van de naam van de betaalpas zoals die gekozen is in “Klantinstellingen – Instellingen – Pasbeschrijving”. De naam van de post in de rapportage is altijd “Omzet betaalpas” en wordt dus niet beïnvloed door bovengenoemde instelling.) dan wordt de omzet op de post “Omzet betaalpas” geboekt.

Omzet bon: Wanneer een product op de kassaterminal aangeslagen wordt en vervolgens wordt er in de “Betaal” pop-up voor “Bon” gekozen en er wordt vervolgens geselecteerd op welke bon het aangeslagen product gezet moet worden, dan wordt er direct omzet geboekt. De omzet komt in de rapportage op de post “Omzet bon”.

Retour omzet betaalpas: Via de kassaterminal kunnen producten retour geboekt worden via een betaalpas. Je selecteert eerst de producten die je retour wilt nemen, drukt vervolgens op “Beheer” en vervolgens op “Retour”. Dit zal leiden tot negatieve omzet ter waarde van de waarde van het product in credits. Het saldo van de rekening waarop een retourboeking plaatsvindt, zal met de zelfde waarde weer verhoogd worden.

Annulering op bon: Wanneer je producten op een bon zet, dan wordt er direct omzet geboekt (zie post 99 = Omzet Bon). Wanneer je producten van een bon afhaalt, moet er dus negatieve omzet geboekt worden. Dit gaat via de post “Annulering op bon”. Deze post kan niet bij de no-sale posten getoond worden. Bij een no-sale boeking gaan we er vanuit dat producten wel uit de voorraad gaan (je registreert bijvoorbeeld via de no-sale knop “Representatie” dat je iets weggeeft). Wanneer je producten weer van een bon afhaalt, gaan we er vanuit dat er een fout is geweest en dat de producten nooit op de bon hadden moeten staan. Er worden in dat geval dus ook voorraadbeheercorrecties doorgevoerd (de voorraad wordt bij het transactietype “Annulering op bon” weer aangevuld).

Omzet contant: Wanneer een product op de kassaterminal aangeslagen wordt en vervolgens wordt er in de “Betaal” pop-up voor “Contant” gekozen, dan wordt de omzet op de post “Omzet contant” geboekt.

Omzet rekening: Wanneer een product op de kassaterminal aangeslagen wordt en vervolgens wordt er in de “Betaal” pop-up voor “Op rekening” gekozen en er wordt vervolgens een rekening geselecteerd, dan wordt de omzet op de post “Omzet rekening” geboekt.

Omzet PIN: Wanneer een product op de kassaterminal aangeslagen wordt en vervolgens wordt er in de “Betaal” pop-up voor “PIN” gekozen, dan wordt de omzet op de post “Omzet PIN” geboekt. Wanneer de PIN-terminal gekoppeld is aan de kassaterminal, zal de transactie (en dus het boeken van de omzet) aangemaakt worden nadat de PIN-terminal akkoord op de betaling heeft gegeven. Wanneer er geen koppeling tussen de PIN en de kassaterminal is, moet de betaling handmatig op de PIN-terminal ingevoerd worden. Daarna moet de bevestiging handmatig ingegeven worden op de kassaterminal.

       Specificaties omzet PIN: 

Op de pagina 'Rapportage - Credits uitgesplitst' is het mogelijk om de verschillende types van de PIN-betalingen te onderscheiden. Let op: deze functionaliteit geldt alleen voor pinautomaten van het type VX-820. Bij andere pinautomaten is dit helaas niet mogelijk.

Omzet ESC: Wanneer een product op de kassaterminal aangeslagen wordt en vervolgens wordt er in de “Betaal” pop-up voor “ESC” (de naam van deze knop is afhankelijk van de naam van de betaalpas zoals die gekozen is in “Klantinstellingen – Instellingen – Extra betaal label”. De naam van de post in de rapportage is altijd “Omzet ESC” en wordt dus niet beïnvloed door bovengenoemde instelling.) gekozen, dan wordt de omzet op de post “Omzet PIN” geboekt. De klant kan in principe zelf fysiek bepalen wat voor betalingshandeling hier bijhoort. Dit geeft dus de mogelijkheid om bijvoorbeeld in een losgekoppeld loyaliteitssysteem een transactie in te boeken of door bijvoorbeeld een soort van bonnen te gebruiken.  

Omzet bon correctie: De post “Omzet bon correctie” is de optelling van de no-sale transacties die via de bon lopen. Om ervoor te zorgen dat de totale omzet, die in een periode geboekt is, in bijvoorbeeld de overzichtsrapportage op één post inzichtelijk wordt gemaakt, moet van de omzet die via de diverse omzet posten gerapporteerd wordt, het bedrag afgetrokken worden waarvoor producten no-sale via de bon no-sale geboekt zijn. In een voorbeeld: ik sla op 01-01-2016 voor 10,- contant omzet aan. Op 02-01-2016 zet ik voor 10,- producten op een bon. Daarna boek ik op 03-01-2016 voor 5,- producten weg die op de bon stonden en tenslotte betaal ik de overige 5,- met PIN. Wanneer ik een rapportage over 01-01 en 02-01 opvraag, krijg ik de volgende omzet te zien:

  • Omzet contant 10,-
  • Omzet bon 10,-

Ik heb dus 20,- omzet gemaakt. Ik heb op 03-01 echter gezegd dat een 5,- van de 10,- bon omzet toch geen omzet was, maar die heb ik no-sale weggeboekt. Van de 20,- moet dus 5,- afgetrokken worden om tot de juiste totale omzet te komen. Zie ook “[No sale post naam] (bon)”.

Kortingen: Op de post “Kortingen” worden alle kortingen die weggegeven worden opgeteld. Kortingen kunnen weggegeven worden door producten af te rekenen met een rekening waar een korting aan gekoppeld is, of door in de “Betaal” pop-up handmatig een korting in te voeren. Kortingen worden van de omzet af getrokken.

Niet voldaan: Het kan voorkomen dat er transacties in de database terecht komen waarbij er aan producten meer aangeslagen is dan dat er afgerekend is. Bijvoorbeeld: er wordt voor 10,- aangeslagen en er wordt een deelbetaling gestart. Het eerste deel van de betaling wordt voldaan, maar het tweede deel van de betaling wordt niet betaald. Er is nu een deel van de betaling niet voldaan. Het is vrij zeldzaam dat dit voorkomt. Deelbetalingen moeten in principe altijd afgerond worden, want je kan niet uit het betaalscherm voordat de deelbetaling helemaal afgerond is. Het zou kunnen dat de kassa uitgeschakeld wordt op het moment dat het tweede deel van de betaling voldaan moet worden, waardoor een deel niet voldaan wordt.

No-sale: Wanneer een product op de kassaterminal aangeslagen wordt en er wordt in de “Betaal” pop-up voor “Wegboeken” gekozen en vervolgens wordt een wegboekenpost gekozen dan wordt deze transactie op één van de no-saleposten bijgeboekt. De naam van de no-sale posten wordt bepaald in de “Klantinstellingen – Rapportageinstellingen”. Hiermee wordt de naam van de knoppen op de kassaterminal bepaald en ook de naam van de posten in de rapportages. Deze zijn dus vaak per klant verschillend. Er kunnen maximaal 10 knoppen / posten aangemaakt worden. Wanneer producten weg geboekt worden op een no-sale post wordt deze niet in de omzetberekening meegenomen.

Rekening [nummer]: Wanneer er bij de no-sale posten één of meer posten “Rekening [nummer]” getoond worden, dan betreft dit een no-salerekening. Normaal gesproken zijn transacties die met een betaalpas (zie post 60 = Omzet Betaalpas) of aan een rekening op het scherm (zie post 41 = Omzet Rekening) aangeslagen worden reguliere omzet transacties en worden ze ook op de desbetreffende omzetpost geboekt. Echter, een rekening kan als no-sale rekening aangemerkt zijn. Dit betekent dat alle transacties die met zo’n rekening gedaan worden, buiten de omzet worden gehouden. Per no-sale rekening wordt in de rapportage een post aangemaakt waarop alle transacties van die rekening geboekt worden.

Munten overwaarde / onderwaarde: Wanneer producten met munten afgerekend worden, kan er een verschil in mogelijke omzet gerealiseerd worden ten opzichte van wanneer het product met euro’s afgerekend zou worden. Bijvoorbeeld: een product heeft een waarde in credits (euro’s) van 1,8. Hetzelfde product heeft een waarde in munten van 1 en een munt heeft een waarde in credits van 1,5. De omzet moet berekend worden door de waarde van de munt in credits te vermenigvuldigen met de waarde van het product in munten. In dit geval wordt er dus 1,5 omzet geboekt. Wanneer dit product contant afgerekend zou zijn, zou naar de waarde in credits gekeken worden en zou er 1,8 omzet geboekt zijn. Er is dus een onderwaarde van 0,30 gerealiseerd door met munten te betalen. Dit bedrag moet in mindering op de omzet gebracht worden.

[No-sale post naam] (Bon): Voor alle no-sale posten bestaat ook een versie met daarachter “(bon)”. Dit zijn de no-sale transacties geweest die via een bon aangeslagen zijn. De posten worden apart getoond, om het verschil te kunnen maken tussen directe en indirecte no-sale (de boncorrecties, zie ook “Omzet boncorrectie”). Wanneer ik producten aansla, en ik boek deze producten direct op een no-salepost, dan is het moment van aanslaan van de producten en het moment van wegboeken altijd hetzelfde. Wanneer ik een rapportage over een dergelijke transactie opvraag, heb ik in de periode die ik opvraag altijd het moment van aanslaan van de producten en het moment van wegboeken van de producten bij elkaar. Echter, wanneer ik producten eerst op een bon zet en later pas wegboek, dan kan het voorkomen dat het moment van omzet boeken (de post 99 = Omzet Bon transactie(s)) en het moment van omzet wegboeken niet binnen de zelfde rapportageperiode vallen. Om inzichtelijk te kunnen maken welke no-sale van toepassing is op producten die binnen dezelfde tijdspanne vallen, en welke no-sale (mogelijk) gekoppeld is aan producten die buiten de geselecteerde tijdspanne ligt, hebben we de no-sale posten van elkaar gescheiden.